Conciliación bancaria

Paso a paso

1. Entrá a Conciliación bancaria desde el menú de Contabilidad. La pantalla queda vacía hasta que elijas cuenta y rango.

El selector de cuenta y fechas, los tres botones de arriba y el botón Conciliar automáticamente.

Qué se cruza contra qué

De un lado están las líneas del estado de cuenta, que son lo que dice el banco y entran a mano o por archivo. Del otro, los movimientos bancarios contabilizados del sistema. Conciliar es emparejar cada línea con su movimiento.

Los movimientos en Borrador no participan: para el cruce no existen. Si un depósito aparece en el banco y no aparece en el sistema, lo primero que hay que mirar es si quedó sin postear.

La pantalla no muestra nada hasta que elijas Cuenta bancaria, Desde y Hasta —“Seleccione una cuenta bancaria y un rango de fechas para ver la conciliación”—. Se concilia una cuenta a la vez; no hay vista consolidada. El selector lista todas las cuentas, activas e inactivas, para poder revisar lo que ya pasó en una cuenta que se cerró.

Arriba hay tres botones: Refrescar, que vuelve a traer el cruce, y Capturar línea e Importar CSV, que son las dos formas de meter el estado de cuenta.

Cargar el estado de cuenta

Importar CSV y Capturar línea exigen tener la cuenta elegida antes: si no, responden “Seleccione una cuenta bancaria primero”.

El archivo lleva cinco columnas en este orden: fecha (AAAA-MM-DD), referencia, descripción, monto y tipo (CREDIT/DEBIT). La primera fila se descarta siempre, por considerarse el encabezado. Sirven la coma y el punto y coma como separador.

Tres cosas del archivo que dan sorpresas:

• La fecha tiene que venir AAAA-MM-DD. Una fecha en formato local se rechaza con “Fila N: fecha inválida (use AAAA-MM-DD)”.
• El monto se toma en valor absoluto. Si tu banco exporta los cargos en negativo, no pasa nada: lo que decide si es cargo o abono es la columna de tipo, no el signo.
• El tipo se interpreta con una regla muy simple: todo lo que empieza con D es cargo, y absolutamente todo lo demás es abono —incluida la celda vacía—. Una columna mal exportada no da error: entra como abono y descuadra la conciliación sin avisar.

Antes de cargar, la ventana dice cuántas líneas son válidas y cuántas tienen error, y lista los primeros errores. Con Cargar líneas entran solo las válidas; las que fallaron se descartan en silencio. Conviene mirar ese conteo: si esperabas 120 líneas y dice 118, faltan dos.

No hay control de duplicados. Si importás dos veces el mismo archivo, las líneas se cargan dos veces. Se limpian una por una desde Pendientes del banco con Eliminar, y si alguna ya quedó conciliada, primero hay que usar Deshacer.

Capturar línea es la carga manual, para el movimiento suelto que no vale la pena exportar: fecha, tipo —Abono (ingreso) o Cargo (egreso)—, monto, referencia y descripción.

Conciliar automáticamente

Conciliar automáticamente está apagado mientras no haya cuenta y rango elegidos. Empareja solo dentro del rango de fechas elegido, y solo entre líneas y movimientos que todavía no estén conciliados. Para aceptar un par exige las tres condiciones a la vez:

1. La dirección coincide: un abono del banco se empareja con una entrada del sistema, y un cargo con una salida.
2. El monto es igual, con tolerancia de medio centavo.
3. La fecha está dentro de tres días de diferencia, para arriba o para abajo. Entre varios candidatos posibles gana el más cercano en fecha, y cada movimiento del sistema se usa una sola vez.

Vale la pena saber lo que no mira: la referencia y la descripción no intervienen en el emparejamiento. Un número de cheque distinto no impide que se concilien, y dos movimientos del mismo monto en la misma semana pueden cruzarse al revés entre ellos. Cuando eso pasa, se corrige con Deshacer sobre la línea.

Al terminar, el aviso dice cuántas se conciliaron y cuántas quedaron sin emparejar. Lo que no cruzó se resuelve a mano, entendiendo de qué lado está el faltante.

Leer los totales

Los tres recuadros de arriba son totales netos del rango, no saldos de la cuenta:

• Total banco (neto) — abonos menos cargos de todas las líneas del estado de cuenta en el rango, estén conciliadas o no.
• Total sistema (neto) — entradas menos salidas de todos los movimientos contabilizados del rango.
• Diferencia — el primero menos el segundo. Cuando es menor a medio centavo aparece la etiqueta verde Cuadrado; si no, Descuadre con el monto.

Acá está la trampa clásica de la conciliación: Cuadrado no quiere decir conciliado. Un cheque que el banco cobró y el sistema no registró, más un depósito que el sistema tiene y el banco todavía no acreditó, por el mismo monto, dan diferencia cero y son dos problemas abiertos. El número que dice la verdad es el de los contadores de pendientes.

Los tres bloques de abajo

Cada bloque trae su conteo en el título, y ese conteo es el que dice cómo va la conciliación de verdad.

• Conciliados — las líneas ya emparejadas, con el concepto del movimiento al que se ataron. Deshacer rompe el par y devuelve las dos partes a pendientes; no borra nada.
• Pendientes del banco — el banco lo registró y el sistema no. Suele ser una comisión, un cargo automático o un depósito que nadie cargó todavía: se resuelve creando el movimiento en Movimientos bancarios y volviendo a conciliar. La acción Eliminar de este bloque borra la línea del estado de cuenta para siempre, y es para limpiar basura de una importación, no para tapar una diferencia.
• Pendientes del sistema — el sistema lo tiene contabilizado y el banco no lo refleja. Cheques emitidos y no cobrados, transferencias en tránsito, o un movimiento cargado con la fecha equivocada. Este bloque no tiene acciones: se corrige sobre el movimiento, no acá.