Órdenes de trabajo
Paso a paso
Sección titulada «Paso a paso»- El módulo abre en su dashboard, con las cotizaciones que esperan respuesta del cliente y las aprobadas que faltan facturar.
- Entrá a Órdenes de trabajo desde el menú de Taller.
- Motocicletas es el catálogo de unidades registradas.
- Bandeja de agenda resuelve las solicitudes de cita.
- Reportes del taller reúne ventas, status, mecánicos e historial.
- Configuración define motivos, servicios, cupos y plantillas.
El dashboard del taller
Sección titulada «El dashboard del taller»Es la portada del módulo y responde una sola pregunta: qué cotización está frenando el trabajo. Tiene dos bandejas:
- Pendientes de aprobación — las cotizaciones que ya se le enviaron al cliente y esperan su respuesta. Mientras estén acá, el trabajo no arranca.
- Aprobadas — pendiente de factura — el cliente ya dijo que sí, pero el cobro todavía no se emitió. Es plata trabajada sin facturar.
Cada tarjeta trae el número de cotización, su estado, el cliente con la unidad y su placa, la fecha y el monto. Arriba se filtra por mecánico, para ver solo lo de una persona.
Las dos bandejas vacías son buena señal: nada esperando respuesta y nada aprobado sin facturar.
Órdenes de trabajo
Sección titulada «Órdenes de trabajo»Es el flujo de motos en el taller, en siete columnas: Recibidas, Pendiente de diagnóstico, En diagnóstico, En reparación, Esperando repuestos, Completadas y Pendiente de pago, cada una con su contador. El selector de arriba filtra por mecánico, o muestra todos los mecánicos.
Leído de izquierda a derecha, el tablero dice dónde está el atasco. Una columna de Pendiente de diagnóstico que crece es falta de mecánico disponible; una de Esperando repuestos que no baja es un problema de bodega, no de taller.
El tablero es de la sucursal elegida en la barra superior.
Las tarjetas
Sección titulada «Las tarjetas»Cada tarjeta trae el número REC —que es un enlace al detalle de la recepción—, la prioridad cuando no es normal, la moto con su placa, el motivo de ingreso, el cliente, el mecánico y la entrega estimada. Si esa fecha ya pasó, se muestra en rojo con la palabra Vencida: es la lista de lo que hay que explicarle a un cliente hoy.
Abajo de cada tarjeta hay uno o dos botones con el nombre del siguiente estado. Sirven para mover la moto sin entrar al detalle, y respetan la misma secuencia: desde En reparación se ofrece pasar a Repuestos o a Completada; desde Repuestos se vuelve a Reparación.
Dos cosas a tener en cuenta:
- No hay arrastrar y soltar. La moto se mueve con los botones.
- Los estados de cobro y entrega solo aparecen para quien tiene el permiso de cierre. Un mecánico no ve esos botones.
Si un botón da error, el motivo suele estar en el detalle: falta marcar ítems como realizados, la cotización no está aprobada, o hay una garantía sin resolver.
La orden nace de una recepción y acumula la mano de obra y los repuestos que se usaron. Los repuestos se cargan como ítems de la cotización, y el descuento de inventario ocurre al emitir la factura, no al agregarlos. Igual conviene cargarlos bien: lo que quede en la cotización es lo que se va a descontar y a cobrar.
Motocicletas
Sección titulada «Motocicletas»El catálogo de motos registradas por los clientes. Cada fila muestra la placa —o “Sin placa”—, la marca, el modelo, el año, el color, el cliente dueño y el número de chasis. Arriba, un buscador y el total de motos.
El botón Nueva moto abre el alta: pide Cliente —que se busca por nombre o DUI—, Marca y Modelo obligatorios, y deja opcionales Placa, Año, Color, N° de chasis y N° de motor.
En cada fila hay dos botones: Editar, que abre el mismo formulario con los datos cargados, y Eliminar.
Eliminar no se puede deshacer y el sistema no revisa si la moto tiene recepciones: la borra igual, con historial y todo. El modal lo dice, pero es fácil pasarlo por alto.
Registrar bien la unidad la primera vez ahorra el trabajo de reconstruir el historial después: el chasis y el motor son los datos que usa el reporte de historial por moto y el módulo de pólizas.
Bandeja de agenda
Sección titulada «Bandeja de agenda»Las solicitudes de cita del taller que necesitan visto bueno antes de ocupar un lugar en la agenda. Sirve para que la agenda no se llene sola con turnos que después nadie puede atender.
Arriba dice cuántas hay pendientes y hay un botón para volver a consultar. Cada solicitud muestra la fecha y la hora, el cliente con su teléfono y correo, el vehículo que declaró con su kilometraje, y las notas que escribió. Ver WhatsApp despliega la conversación de esa cita.
Dos acciones:
- Aprobar — la cita queda confirmada y se le avisa al cliente.
- Rechazar — abre un modal que exige un motivo de al menos unas palabras; ese texto es el que le llega al cliente.
Una cita ya resuelta no vuelve a la bandeja: si se intenta procesar de nuevo, responde “La cita ya fue procesada anteriormente”. Revisá bien antes de tocar cualquiera de los dos botones.
La bandeja es de la sucursal elegida arriba, y hace falta el permiso de aprobación de agenda para verla.
Reportes
Sección titulada «Reportes»Reportes del taller tiene cinco pestañas. Todas traen un botón Limpiar que devuelve los filtros a su valor inicial, y las que exportan lo hacen con el selector de descarga de la esquina.
- Inventario FIFO — hoy no muestra datos: dice “Reporte FIFO pendiente de reconciliación”. Usá las otras cuatro.
- Ventas — ventas del taller por vendedor, entre dos fechas, con filtros de Sucursal, Tipo de venta (contado o crédito) y Vista (Consolidado o Por línea). Se exporta a Excel y CSV. Ojo: solo cuenta las ventas que salieron del flujo de cotización del taller; una venta de mostrador no aparece.
- Status en taller — las motos activas ordenadas por tiempo en piso, con filtro de sucursal. Las que llevan más de 7 días salen en rojo. No se exporta.
- Por mecánico — órdenes completadas, monto facturado y detalle de servicios, entre dos fechas, con filtros de sucursal, mecánico y vista consolidada o por línea. Muestra el total facturado arriba y se exporta a Excel.
- Historial por moto — todas las recepciones de una moto: tiempo en taller, servicios, monto e ingresos por garantía. Se busca por placa o por chasis, y se puede acotar por sucursal y fechas. Hasta que no completes uno de los dos, la tabla queda vacía. Se exporta a Excel.
Configuración
Sección titulada «Configuración»Configuración del taller tiene cinco pestañas.
Motivos de ingreso
Sección titulada «Motivos de ingreso»El catálogo de motivos que se eligen al recibir una moto. Cada uno lleva Código, Nombre, Descripción, si está Activo y si activa el flujo de garantía.
Al crear, el Código y el Nombre son obligatorios y el código no se puede repetir —“Ya existe un motivo con el código …”—. Al editar, el código queda bloqueado: no se cambia.
La casilla “Este motivo activa el flujo de diagnóstico y aprobación de garantías” es la que hace que las recepciones con ese motivo pidan caso de garantía. Cambiarla afecta a las recepciones nuevas, no a las que ya entraron.
Eliminar pide confirmación y falla si el motivo ya se usó: “No se puede eliminar: el motivo está en uso en recepciones existentes”. Para sacarlo de circulación, desactivalo.
Servicios
Sección titulada «Servicios»El catálogo de mano de obra que aparece al cotizar. Mismos campos —Código único e inmutable, Nombre, Descripción— más un Precio sugerido.
Ese precio no es solo una sugerencia: es el que se carga al agregar el servicio a una cotización, y ahí no se puede editar. Un servicio sin precio entra en cero. Si el valor cambia, se corrige acá.
También se bloquea la eliminación: “No se puede eliminar: el servicio está en uso en cotizaciones existentes”.
Cupos diarios
Sección titulada «Cupos diarios»Define cuántas citas puede recibir el taller por día de la semana. Un recuadro por día, con los botones de más y menos o escribiendo el número.
Cuando un día alcanza su límite, la agenda pública deja de ofrecer horarios para ese día. Un día sin número configurado no queda “sin límite”: queda Sin configurar, y es lo que hay que revisar si aparecen citas donde no debería haberlas.
Los cambios no se guardan solos: mientras haya algo pendiente, arriba dice “Cambios sin guardar” y hay que presionar Guardar cambios. Los cupos son por sucursal.
Plantillas WhatsApp
Sección titulada «Plantillas WhatsApp»Los mensajes automáticos que recibe el cliente en cada momento del flujo: solicitud de cita recibida, cupo aprobado, cupo rechazado, recordatorio de cita, moto recibida, cambio de estado, cotización enviada, cotización aprobada, orden lista para entrega y factura emitida.
Cada plantilla necesita el Evento, un Nombre, el ID de plantilla
—el que da el proveedor de WhatsApp— y el Mensaje. El texto usa variables
entre llaves dobles, como {{clientName}}, y cada evento acepta las suyas; el
modal muestra cuáles y una vista previa con datos de ejemplo.
Las plantillas pueden ser globales o de una sucursal, y se activan y desactivan sin borrarlas. Un evento sin plantilla activa simplemente no manda nada: si un cliente dice que no le llegó el aviso, este es el primer lugar donde mirar.
Funciones opcionales
Sección titulada «Funciones opcionales»Dos interruptores, apagados por defecto. Con ambos apagados el taller se comporta exactamente como antes.
- Reservar repuestos al solicitarlos — al solicitar un repuesto se aparta la existencia de la sucursal con un vencimiento (el mismo plazo de las reservas de venta) y la solicitud se bloquea si no hay stock libre para la cantidad pedida. La existencia apartada deja de estar disponible para otras ventas y solicitudes. Cada solicitud pendiente muestra hasta cuándo está reservada y permite Cancelar solicitud y, si la reserva venció, Renovar reserva. Marcar un repuesto como no encontrado o cancelarlo libera la reserva.
- Entrega atómica de repuestos — al confirmar la entrega, en una sola operación se resuelve la solicitud, se descuenta el stock y se agrega el repuesto a la cotización. Dos personas confirmando a la vez no duplican el descuento. Al cobrar la orden, ese repuesto no vuelve a descontarse. Si el repuesto cubre una garantía ya aprobada, entra a la cotización sin precio.
Los cambios los hace quien tenga el permiso Gestionar Configuración del Taller.