Caja, cortes X, C y Z

Paso a paso

Entrá a Caja desde el menú de Punto de venta. Todo lo que ves acá pertenece a la caja que tengas seleccionada arriba.

El estado de la caja del día y la tarjeta de cortes X, C y Z.

Quién puede hacer qué

Ver la pantalla de caja no basta para operarla. Abrir la caja necesita el permiso de abrir sesión; los cortes X, C y Z y el cierre, el de cerrar sesión; y los ingresos, salidas, gastos y traslados, el permiso de registrar movimientos de caja. El sistema valida siempre que el punto de venta pertenezca a una sucursal a la que tienes acceso. Cobrar en el terminal exige el permiso de realizar ventas.

Primero: abrir la caja

Mientras no haya sesión abierta, la pantalla muestra la tarjeta Abrir caja y casi nada más. La caja que se abre es la del punto de venta elegido en la barra superior. Ahí se pide:

Usuario que abre. Se busca por nombre y es obligatorio: sin él, “Debe seleccionar el usuario que abre la caja”.
El recuento de efectivo, con el que arranca el día. Se puede cargar como Efectivo (monto único) o Por denominaciones.

Guardar monto de apertura queda apagado hasta que el recuento esté cargado. Ese total es el fondo inicial del día y es contra lo que después se compara todo.

Dos frenos habituales al abrir:

Ya se abrió hoy. Salvo que la organización tenga habilitada Múltiple apertura de caja, la caja se abre una vez por día: “La caja ya fue abierta hoy para este punto de venta”.
Quedó una caja sin cerrar. Si hay una sesión abierta de un día anterior, el sistema no deja abrir otra y ofrece Cerrar caja pendiente, que te lleva a Cajas Abiertas. Si no sos administrador, el mensaje te pide que un administrador la cierre desde ahí.

El encabezado te dice siempre en qué estado estás —Abierta o Sin sesión—, el monto de apertura, cuántas aperturas hoy lleva la caja y la fecha y hora de El Salvador.

Los tres cortes no son lo mismo

Es la confusión más cara de esta pantalla, así que va antes que nada:

Corte X — recuento parcial. Mira cómo va la caja. No cierra nada y se puede repetir todas las veces que quieras durante el día.
Corte C — cierre de turno. Cierra el turno de una persona y habilita el cambio de turno. Pide contraseña del usuario del turno: es una firma.
Corte Z — cierre del día fiscal. Cierra el día. Es el que cuenta para Hacienda y para la contabilidad.

Los tres botones —Abrir Corte X, Abrir Corte C y Abrir Corte Z— viven en la tarjeta Cortes (X / C / Z) y solo aparecen con la caja abierta. Con la caja cerrada la tarjeta avisa: “Abra la caja para habilitar Corte X, Corte C y Corte Z”.

Corte X

La ventana lo dice en el título: Corte X sin recuento. Muestra el esperado en efectivo del momento y pide solo una nota opcional; no hay que contar el efectivo ni escribir contraseña. Con Generar Corte X queda guardada la foto del momento, con los tickets del rango y el detalle de movimientos.

Como no cierra nada, un Corte X nunca te va a bloquear nada más, y podés hacer todos los que quieras. Si además querés dejar registrado el efectivo contado, eso se hace desde Cajas Abiertas, donde el Corte X sí pide el recuento.

La ventana del Corte X, con el esperado del momento y la nota opcional.

Corte C

Es el cambio de turno. En la ventana se carga:

Usuario de la sesión de caja —el que entrega— y Usuario entrante, que es opcional: sin usuario entrante el Corte C guarda el corte del turno sin abrir una sesión nueva. El sistema no deja poner el mismo usuario de los dos lados: “El usuario entrante debe ser diferente al saliente”.
El recuento de efectivo del turno, por monto único o por billetes y monedas. Sin recuento el botón no se habilita: “Complete el recuento para poder generar el Corte C”.
Las notas del cambio de turno.
La contraseña del usuario saliente. Si no coincide, el mensaje es “Contraseña inválida” y el corte no se registra.

Al confirmar, el sistema te avisa qué va a pasar: si cargaste usuario entrante, “Se guardará el corte y se abrirá una nueva sesión para el usuario entrante”; si no, “Se guardará un snapshot del momento (no cierra sesión)”.

Hay un bloqueo importante: si el día fiscal ya se cerró con Corte Z, no se puede generar Corte C ni cambiar de turno. El mensaje lo dice tal cual: “El día fiscal ya está cerrado (Corte Z). No se puede cambiar turno”.

La ventana del Corte C, con los dos usuarios, el recuento del turno y la contraseña.

Corte Z

Es el cierre del día, y cierra la sesión de caja y genera el corte en un solo paso. Por eso hay que hacerlo con la caja abierta: si no hay sesión, el sistema responde “Debe abrir la caja para el día de hoy antes de ejecutar cortes”.

En la ventana se ve el desarme completo del día antes de cerrar: Apertura, Entradas efectivo, Salidas efectivo y el Esperado. Contra eso se carga el monto contado, por monto único o por denominaciones, y la Diferencia (real − esperado) se calcula sola.

Qué exige:

El usuario que ejecuta el cierre. Puede ser distinto del que abrió.
El recuento cargado. Sin él: “Indique el monto en efectivo al cierre” o “Complete el recuento por denominaciones antes de cerrar el día”.
El monto contado no puede ser negativo.

Y dos límites duros:

No se puede hacer Corte Z de una fecha futura.
Uno por día. Con Múltiple apertura de caja habilitada se permiten dos. Después de eso el día queda cerrado y no se factura más hasta mañana.

La confirmación es explícita porque no tiene vuelta atrás: “Esto cerrará fiscalmente el día para este POS y bloqueará nuevas ventas del día”.

La ventana del Corte Z, con el desarme del día y el recuento contra el esperado.

El recuento por denominación

Tanto en la apertura como en los cortes, el recuento se puede hacer por denominación: se cargan cuántos billetes y cuántas monedas de cada valor y el sistema calcula el total. Es más lento que escribir el número, y a la vez es lo único que después permite encontrar dónde se fue la diferencia.

En todos los casos el sistema compara lo esperado contra lo contado y muestra la diferencia. Una diferencia no impide cerrar: queda registrada. Por eso las notas importan — es el único lugar donde va a quedar escrito por qué.

Movimientos de caja: ingresos, salidas y gastos

Con la caja abierta aparece la tarjeta Movimientos (sesión actual) con tres botones. Todos generan un comprobante que se manda a la impresora activa.

Ingreso Caja registra dinero que entra a mano —un fondo extra, una devolución—. Pide Entrega, Recibe, Monto y Concepto, los cuatro obligatorios.

Salida Caja registra dinero que sale. Además de esos cuatro campos pide:

Destino de la salida: Salida general o Depósito al banco central. Solo aparece cuando la empresa tiene cuentas bancarias registradas; si no hay, toda salida es general y la clasifica el tipo de movimiento.
Medio del movimiento, que es lo que después explica en Caja Central por qué medio salió el dinero.
Cuenta bancaria destino, obligatoria cuando el destino es depósito al banco o cuando el medio elegido exige cuenta. Sin ella no guarda.

Una aclaración que está en la propia ventana: el traslado de efectivo a la Caja Central no se registra acá, se hace desde la opción de traslado para que la central lo reciba automáticamente.

La ventana de Salida Caja, con el destino de la salida y el medio del movimiento.

Gastos abre un formulario más largo: Tipo de gasto, Monto, Cantidad —el total es monto por cantidad—, Tipo de Pago (Efectivo, Transferencia, Tarjeta u Otro), Descripción, Fecha del Gasto y Origen (Tienda o Administrativo). Si el tipo de gasto es un adelanto a empleado, aparece el campo Empleado y pasa a ser obligatorio. Limpiar Formulario vacía todo sin cerrar.

Un administrador puede además elegir la Sucursal del gasto; si esa sucursal tiene más de una caja abierta, tiene que indicar en cuál se registra: “Esta sucursal tiene varias cajas abiertas. Selecciona la caja del gasto”.

Ojo con el tipo de pago: solo el efectivo mueve la caja. Un gasto pagado con tarjeta o transferencia queda registrado pero no cambia el esperado en efectivo.

El reporte de movimientos

Sobre la tabla de movimientos está Reporte de movimientos, que arma un PDF del rango que elijas. Se filtra por Desde y Hasta, por Tipo —Ventas, Depósitos, Retiros, Gastos, Devoluciones— y por Método —Efectivo, Transferencia, Tarjeta—. Descargar PDF lo baja, y Limpiar quita los filtros. Los filtros de tipo y método también se aplican a la tabla que ves.

Historial de cortes y sesiones anteriores

Ver historial de cortes abre los últimos 20 cortes de la caja seleccionada, con tipo, día fiscal, fecha, usuario, tickets y su rango, efectivo y diferencia. Ver en cualquier fila abre el detalle de ese corte: el rango, la nota, el recuento de efectivo, los movimientos, los totales, el resumen y los métodos de pago, y desde ahí se puede Imprimir. Cada método de pago sale con el nombre que tiene en la configuración del POS y en su propia línea: lo cobrado con tarjeta de regalo no se suma a la tarjeta.

El historial de cortes de la caja, con el tipo, el día fiscal y la diferencia de cada uno.

Con la caja cerrada, abajo aparece Sesiones anteriores: el historial de cierres de esta caja, con apertura, quién abrió y cerró, montos y diferencia. Ver arqueos de cualquier fila abre el recuento guardado en base de datos —el de apertura y el de cierre, billete por billete— y la diferencia entre los dos. Es lo que permite reconstruir un descuadre viejo sin depender de la memoria de nadie.

Movimientos pendientes y devoluciones

Si una venta no logra registrarse en caja, arriba de los cortes aparece Movimientos de caja pendientes con la venta, los intentos y el último error. Reintentar vuelve a registrarla sin duplicar nada; al lograrlo, el aviso desaparece y la venta entra en el corte. Hace falta el permiso para reintentar movimientos pendientes.

Si una venta no pudo descontar inventario, aparece Descuentos de stock pendientes con la venta, los intentos y el último error. El sistema reintenta solo cada cierto tiempo; Reintentar lo hace al momento y, al lograrlo, el aviso desaparece. Hace falta el permiso para reintentar descuentos de stock.

Una nota de crédito con Devolución de dinero al cliente registra una devolución en la caja abierta, con el método elegido. El efectivo devuelto no puede superar el efectivo cobrado en la venta original menos las devoluciones anteriores; si lo supera, el sistema lo rechaza. Las devoluciones en efectivo restan del efectivo esperado del corte.

Al anular una venta, sus movimientos de caja quedan marcados como anulados en lugar de borrarse y ya no cuentan en los cortes. Si la caja de esa venta ya tiene Corte Z, solo se puede anular con el permiso para anular movimientos de caja cerrada.