Recepción y cola del taller

Paso a paso

1. Entrá a Recepciones desde el menú de Taller.

El historial de recepciones, con el estado, la moto, el cliente y el mecánico asignado.

2. Nueva recepción abre el asistente de cinco pasos.

El primer paso del asistente, donde se elige cliente y moto.

3. Cola sin asignar muestra las motos esperando mecánico, por orden de llegada.

Las motos esperando mecánico, en orden de llegada.

La lista de recepciones

Es el historial de motos recibidas. Cada fila trae el estado, el número REC, la moto con su placa, el cliente, el motivo de ingreso, el mecánico asignado y la fecha. Las urgentes llevan una franja roja a la izquierda.

Arriba hay tres filtros que se combinan: el buscador —por número REC, placa o nombre de cliente—, el selector de mecánico y las pastillas de estado: Todos, Recibidas, Pend. diagnóstico, Diagnóstico, Reparación, Repuestos, Completadas, Pend. pago, Pagadas, Entregadas.

Se muestran de a 15 y todo depende de la sucursal elegida en la barra superior: cambiando de sucursal cambia la lista entera.

Las recepciones de la sucursal elegida en la barra superior.

Nueva recepción

Registra el ingreso de una moto al taller. Es el documento que después sostiene todo lo demás: la orden de trabajo, los repuestos y el cobro.

Antes de empezar hace falta tener elegida la sucursal en la barra superior; si no, al guardar responde “Selecciona una sucursal” y la lista de mecánicos sale vacía.

El asistente son cinco pasos: Cliente y moto, Datos de recepción, Fotos y daños, Firma del cliente y Cotización.

El asistente de recepción, con sus cinco pasos.

Cliente y moto

El cliente se busca por nombre o NIT, escribiendo al menos dos letras. Si la búsqueda no encuentra a nadie, aparece Crear cliente nuevo, que abre el alta rápida sin salir del asistente y deja al cliente ya seleccionado.

La moto se elige de las que ese cliente ya tiene registradas, o se da de alta en el momento con Registrar nueva moto. Ahí lo único obligatorio es Marca y Modelo —si faltan, avisa “Marca y modelo son obligatorios”—; Placa, Año, Color, N° de chasis y N° de motor son opcionales, pero el chasis y el motor son los que después permiten reconstruir el historial y los que usa el módulo de pólizas.

Sin cliente y sin moto el botón de seguir no se habilita.

Datos de recepción

Hasta que no estén el Motivo de ingreso, el Kilometraje, el Combustible, la Condición física general, las Observaciones generales, la Entrega estimada y las diez partes del checklist marcadas, el botón de seguir no se habilita.

En este paso también se define:

• Prioridad — Normal, Urgente o Garantía. La de garantía es la que dispara el flujo de diagnóstico y aprobación de garantías cuando el motivo de ingreso está configurado para eso.
• Mecánico asignado — se puede dejar en Sin asignar.
• Accesorios entregados — casco, candado, manual, llaves de repuesto, cargador, herramientas, alforjas, kit de carretera, y los que agregues a mano. Es lo que el cliente dejó junto con la moto.

El checklist es una tabla de diez partes —vías, stop, tanque, escape, manecilla de freno, manecilla de clutch, silvín, espejos, guardabarros y tolvas— y cada una se marca como Bueno, Golpeado / Rayado o Quebrado. Es lo que después evita la discusión de “eso ya venía golpeado”.

Fotos y daños

Las fotos son opcionales, se toman con la cámara o se suben varias a la vez, y se pueden borrar antes de guardar. El diagrama permite marcar el daño sobre las vistas de la moto y describirlo.

Firma del cliente

Es obligatoria: sin firma no se puede llegar al final. Es la aceptación del estado en que entró el vehículo.

Cotización

Es opcional y se puede hacer después, desde el detalle de la recepción. Los ítems se eligen del catálogo buscando por nombre: cada resultado viene marcado como Servicio, Kit o Repuesto, con su precio y —cuando aplica— el stock disponible. No se admite descripción escrita a mano, y el precio unitario viene del catálogo y no se edita; lo único que se ajusta es la cantidad. Si un kit está seleccionado se puede desplegar para ver qué incluye.

Abajo se ve el subtotal, el IVA y el total. Crear recepción guarda todo.

Dos efectos que el asistente no anuncia

Asignar mecánico cambia el estado de entrada. Si dejás Sin asignar, la recepción queda como recibida y esperando en la cola. Si elegís un mecánico, la moto entra directamente en diagnóstico, se le pone la hora de inicio y saltea el paso de espera. Elegí mecánico solo cuando de verdad va a empezar a trabajar.

La cotización se le manda sola al cliente. Si cargaste ítems, al guardar se crea la cotización y, cuando la organización tiene configurado el envío por WhatsApp, se le manda al cliente con el PDF y un enlace de aprobación que vence en 48 horas. La pantalla dice “Opcional” y no menciona el envío: si estás cargando precios tentativos, mejor dejá el paso vacío y armá la cotización después.

Si la cotización falla, la recepción igual queda creada y el aviso lo dice —“Recepción creada, pero no se pudo guardar la cotización”—. En ese caso no repitas la recepción: agregá la cotización desde su detalle.

Registrar la recepción no mueve inventario, no genera asiento y no emite ningún documento fiscal. La facturación llega al final, cuando se cobra.

Al crearse, si el cliente tiene teléfono cargado, se le manda un aviso por WhatsApp de que la moto fue recibida.

La cola respeta el turno

Cola sin asignar son las motos recibidas esperando que un mecánico las tome, por orden de llegada. Cada fila lleva su número de posición, y la primera aparece marcada como Siguiente en turno.

Al lado del número se ve cuánto lleva esperando: en gris al principio, en ámbar pasada la media hora y en rojo pasada la hora. Es el termómetro de la puerta.

El botón Tomar esta orden lo ven solo los usuarios con rol de mecánico, y está habilitado únicamente en la primera moto de la fila. En las demás aparece apagado, con el aviso “Debes esperar tu turno: toma primero la moto anterior en la fila”.

No es un capricho del sistema. Es lo que evita que se elijan los trabajos fáciles y queden las motos difíciles al fondo de la cola indefinidamente.

Al tomar una orden, la moto pasa a En diagnóstico y la pantalla lleva directo al detalle de la recepción.

Hay otras dos reglas que frenan la autoasignación:

• Un mecánico solo puede tener una recepción activa. Si ya tiene otra sin terminar, el sistema responde “El mecánico ya tiene la recepción REC-… sin terminar. Debe completarla antes de tomar otra”.
• El mecánico tiene que pertenecer a la sucursal de esa recepción.

El orden de la fila no se puede cambiar desde esta pantalla: es estrictamente el de llegada.

La cola del taller, en el orden estricto de llegada.

El detalle de la recepción

Ver detalle de la recepción abre lo que el cliente reportó al entrar. Leerlo antes de tomar la moto es la diferencia entre diagnosticar y adivinar.

Arriba están el número REC, el estado, la prioridad y tres controles:

• Comprobante PDF — abre el comprobante de recepción para imprimir o entregar.
• Cambiar estado — abre el modal de avance.
• Reasignar mecánico.

El cuerpo muestra la moto, el cliente con su teléfono, la cotización, los repuestos solicitados, los datos de recepción con los accesorios, el checklist de partes, las fotos, el diagrama de daños, la firma y —cuando aplica— el caso de garantía. A la derecha, el historial de estados con quién hizo cada cambio y el historial de mecánicos. Abajo a un costado queda el chat de WhatsApp de esa recepción.

Cambiar estado

El modal Cambiar estado ofrece solo el o los estados que siguen, nunca cualquiera. El recorrido es:

Recibida → Pendiente de diagnóstico → En diagnóstico → En reparación → Completada → Pendiente de pago; y aparte, Pagada → Entregada. Desde En reparación también se puede ir a Esperando repuestos, y desde ahí volver a En reparación.

Si intentás saltarte un paso, avisa “No se puede pasar de X a Y directamente. Debes seguir la secuencia de estados”.

Hay un campo de Notas opcional que queda guardado en el historial. Conviene usarlo: es lo que después explica por qué la moto estuvo tres días parada.

Cosas que frenan el avance:

• Pagada no se pone a mano. Se asigna sola al cobrar: “El estado Pagada se asigna automáticamente al completar el cobro en POS/Pago”.
• Los estados de cobro y entrega —Pendiente de pago, Pagada, Entregada— solo los ve quien tiene el permiso de cierre. Al mecánico ni le aparecen en la lista.
• Para Completar hacen falta todos los ítems de la cotización marcados como realizados, incluidos los componentes de cada kit. Si falta uno, dice qué ítem es.
• Para pasar a Pendiente de pago, la cotización tiene que estar aprobada por el cliente y sin ítems adicionales pendientes de autorizar.
• Si la recepción tiene una garantía rechazada sin resolver, no avanza hasta que se defina si el cliente acepta reparar o retira la moto.
• Esperando repuestos solo se ofrece si hay una solicitud de repuesto pendiente.

Cada cambio de estado le manda un WhatsApp al cliente si tiene teléfono cargado. Y al marcar Completada, la orden pasa sola a Pendiente de pago.

Reasignar mecánico

El modal Reasignar mecánico lista a los mecánicos de la sucursal con un buscador. El actual aparece marcado. Los que ya tienen otra moto sin terminar salen apagados, con la etiqueta Ocupado y el número de la recepción que los tiene ocupados.

El campo de Notas explica el motivo del cambio y queda en el historial de mecánicos.

Cotización, desde el detalle

Si la recepción no tiene cotización, Crear cotización abre el mismo editor de ítems del asistente. Después, según en qué estado esté:

• Editar ítems — mientras la cotización sea borrador o esté enviada.
• Crear revisión — la versión de administrador para tocar una cotización que ya no es editable.
• Enviar cotización por WhatsApp — le manda al cliente el PDF con el enlace de aprobación, que vence en 48 horas. Si ya fue enviada, el botón dice Reenviar cotización.
• Aprobar cotización — la aprobación interna, para cuando el cliente dio el visto bueno por otro medio.
• Factura FCF y CCF — aparecen cuando la cotización está aprobada y la recepción está en Pendiente de pago. Llevan al cobro en el punto de venta.

Una cotización aprobada o facturada ya no se edita: “Una cotización aprobada o facturada no se puede editar. Usa el flujo de ítems adicionales”.

Si algún ítem lleva descuento, la cotización no se puede enviar ni aprobar hasta que un administrador apruebe ese descuento; aparece un aviso ámbar con cuántos ítems y cuánto suman, y Aprobar todos cuando hay más de uno.

El mecánico asignado —y solo él— es quien marca cada ítem como realizado, y los componentes de los kits uno por uno. Es lo que después habilita completar la orden.

Repuestos solicitados

El bloque Repuestos solicitados aparece mientras la moto está en reparación o esperando repuestos. Se busca el repuesto en el inventario, se pone la cantidad y se presiona Solicitar. El sistema muestra cuántas unidades hay disponibles en la sucursal y no deja solicitar si no hay: “El repuesto no tiene existencias disponibles en esta sucursal”. Tampoco deja pedir algo que no está cargado en el inventario.

Quien atiende bodega resuelve cada solicitud con Entregado o No encontrado. La segunda pide una explicación de al menos unas palabras, que queda visible en la solicitud.

Marcar Entregado hace dos cosas por su cuenta: agrega el repuesto a la cotización de esa recepción, y —si no quedan solicitudes pendientes— devuelve la moto a En reparación. Una solicitud ya resuelta no se puede volver a tocar.

Garantía

Cuando el motivo de ingreso está marcado como de garantía, el detalle muestra el bloque del caso: se abre el caso, se cargan fotos, un comentario técnico y el diagnóstico, y se envía a revisión. Quien revisa Aprueba o Rechaza con motivo.

Si la garantía se rechaza, la recepción queda trabada hasta que se registre qué decidió el cliente: Cliente acepta reparar —que pide el nuevo motivo de ingreso y pasa la moto a reparación— o Cliente retira la motocicleta, que cierra la recepción como desistida. Las dos opciones solo están disponibles mientras la recepción esté en Recibida.