Planillas
Paso a paso
Sección titulada «Paso a paso»- Entrá a Planillas desde el grupo Nómina del menú de Recursos humanos.
- Presioná Nuevo período para abrir un período de planilla. Lo que elijas acá define cómo se calcula todo lo demás.
- En Asistencia y horas extra se marca día por día la asistencia y las horas extra de cada empleado.
- En Reportes de planilla se ve el resumen de los períodos con sus totales, y desde ahí salen las exportaciones.
Los períodos
Sección titulada «Los períodos»Cada planilla es un período con su código, nombre, periodicidad, tipo, rango de fechas, estado y cantidad de empleados.
Tres datos del alta —código, periodicidad y tipo— quedan bloqueados apenas guardás: si te equivocaste, hay que crear otro período. Nombre, fechas, cuotas patronales y notas sí se pueden corregir mientras el período no esté cerrado ni contabilizado.
La periodicidad decide qué parte del salario mensual se paga: semanal es el salario mensual × 12 ÷ 52, quincenal la mitad, mensual el sueldo completo, anual doce veces. El ISR se retiene con la tabla oficial de la periodicidad (semanal, quincenal o mensual); la anual se calcula como doce retenciones mensuales.
El tipo decide para qué es esa planilla, y en algunos casos manda por encima de la periodicidad:
- Normal — el sueldo del período.
- Anticipo — el monto de anticipo de la ficha del empleado (fijo o porcentaje) o, si no tiene, medio sueldo. No descuenta ISSS, AFP ni ISR: esos se calculan sobre el mes completo en la planilla normal.
- Normal descuenta, en la línea Anticipo de planilla, el neto ya pagado en planillas de anticipo cerradas o contabilizadas que se cruzan con su rango.
- Aguinaldo — se calcula por antigüedad con la tabla de días de las reglas laborales de la empresa, y no paga ISSS ni AFP, ni del empleado ni de la empresa. El ISR solo se retiene sobre lo que exceda el monto exento de las reglas de ISR (por defecto $1,500.00).
- Honorarios y Extraordinaria — se pagan según la periodicidad elegida. Que a alguien se le retenga el 10% de renta en vez de ISSS y AFP no sale de acá: sale de la modalidad de pago de su ficha.
Incluye cuotas patronales agrega al cálculo lo que paga la empresa además del sueldo: ISSS patronal, AFP patronal e INSAFORP —este último solo si la empresa tiene 10 empleados activos o más—. Se calculan sobre la misma base cotizable que la parte del empleado y respetan las casillas Aplica ISSS y Aplica AFP de su ficha. En las planillas de aguinaldo y de anticipo no se aplican. Las tasas y topes salen de las reglas legales de ISSS y AFP.
Sin nombre o sin las dos fechas no se guarda, y la fecha final no puede ser menor a la inicial.
El rango manda
Sección titulada «El rango manda»El rango de fechas del período determina qué se incluye. Un movimiento cargado fuera del rango —una hora extra registrada tarde, una incapacidad de la semana pasada— no entra por más que sea del mismo mes.
Entran los empleados activos (y los dados de baja dentro del rango), que no estén eliminados y cuyo ingreso y salida se crucen con el rango. Quien entra o sale a mitad del período cobra el salario diario por los días que le tocan. Los anticipos que se descuentan son los gastos del tipo anticipo a empleado registrados dentro de ese mismo rango. Cada anticipo descontado queda ligado al detalle de esa planilla: otra planilla con un rango que se cruce no lo vuelve a descontar, y al anular la planilla el anticipo queda libre de nuevo.
También entran al cálculo:
- La planilla diaria: descuentos de día (1 día), de séptimo (2 días) y de horas, y las horas extras. En planillas quincenales las horas extras se toman del corte del 26 al 10 o del 11 al 25.
- Las vacaciones aprobadas dentro del rango: se paga el recargo del 30% sobre esos días.
- Las incapacidades aprobadas: los primeros 3 días los paga la empresa; desde el cuarto día los paga el ISSS y se descuentan del salario.
- Las comisiones de venta liquidadas a este período, como una línea propia.
Las bases de ISSS, AFP e ISR se arman con las marcas Gravado ISSS/AFP/ISR de cada concepto: un bono marcado como no cotizable no suma a ISSS ni a AFP.
Antes de cerrar, conviene revisar que todo lo del período esté cargado: reabrir es mucho más caro que esperar un día.
El recorrido de un período
Sección titulada «El recorrido de un período»Tocar un período en la lista abre su ficha. Arriba hay una barra con los cuatro pasos —Borrador, Calculada, Cerrada y Contabilizada— y al lado los botones que corresponden al paso en el que está. Reabierta y Anulada se muestran como un aviso debajo de la barra. Ese es el orden real:
- Generar — arma el detalle de empleados y deja el período en Calculada.
- Recalcular — vuelve a correr los números, agrega a los empleados nuevos que entren en el rango y quita a los que ya no. Conserva los ajustes manuales de cada empleado y los vuelve a aplicar sobre el cálculo nuevo.
- Cerrar — solo desde Calculada o Reabierta, y solo si hay empleados en el detalle. Pide un motivo opcional.
- Contabilizar — solo desde Cerrada. Genera la partida de diario con el mapeo de cuentas configurado en Integraciones contables.
- Reabrir — solo desde Cerrada, y el motivo es obligatorio.
- Revertir/Reabrir — la única salida de una planilla Contabilizada. Genera el asiento de reversión (con fecha de hoy si no indicás otra) y recién ahí vuelve a Reabierta. Al contabilizar de nuevo se crea un asiento nuevo.
- Anular — desde Borrador, Calculada o Reabierta, con motivo obligatorio y el permiso Anular planilla. Las comisiones que estaban liquidadas a esa planilla quedan libres de nuevo.
Si cambiás las fechas o las cuotas patronales de un período ya calculado, vuelve a Borrador y hay que generarlo de nuevo. No se pueden crear dos períodos del mismo tipo y periodicidad que se crucen, salvo que uno esté anulado.
Una planilla contabilizada no cambia de estado por ningún otro camino: si se intenta, avisa “Esta planilla ya está contabilizada. Debes revertirla contablemente antes de cambiar su estado.”.
Mientras el período está Cerrada, Contabilizada o Anulada no se puede editar, ni generar, ni recalcular, ni ajustar a nadie.
Cada botón aparece solo si tenés el permiso de esa acción. Revertir/Reabrir abre una ventana que explica el efecto contable —la partida de reversión invierte cada línea de la partida original y las dos quedan en el libro diario—, pide la fecha de la reversión, que debe caer en un período contable abierto, el motivo y que marques que entendés el efecto. Anular también pide el motivo.
La Bitácora de estado muestra cuándo se creó, se cerró, se contabilizó o se anuló, quién lo hizo y la última nota guardada.
Los empleados del período
Sección titulada «Los empleados del período»La ficha muestra los totales del período —bruto, deducciones, neto a pagar y costo patronal— y la tabla Detalle por empleado: empleado, salario base, bruto, deducciones, neto, cuota patronal y si tiene ajuste. En el teléfono la tabla deja solo empleado y neto.
Encima de la tabla salen las tres descargas:
- Exportar banco — el archivo de dispersión, con la cuenta bancaria y el neto de cada persona. Si un empleado no tiene cuenta cargada en su ficha, esa columna sale vacía.
- Planilla previsional — el archivo con DUI, NIT, AFP, salario base y las cuotas laborales y patronales de ISSS, AFP e INSAFORP.
- Todas las boletas — las boletas de todo el período en un solo archivo. Cada fila tiene además su propia Boleta individual.
Las tres necesitan que el período tenga empleados generados, y Exportar banco y Planilla previsional solo se habilitan con el período Cerrada o Contabilizada.
Ajustar a un empleado
Sección titulada «Ajustar a un empleado»Ajustar abre Modificar planilla empleado y solo está disponible mientras el período se puede editar. Ahí se corrigen días laborados, horas regulares, horas extra diurnas y nocturnas, ajuste de salario, descuento de salario, bonos, otros ingresos, préstamos, otras deducciones, anticipos anteriores y una nota del ajuste. Cambiar los días laborados cambia el salario pagado (salario diario × días), y las horas extra se pagan con recargo del 100%; las nocturnas llevan además el 25% de nocturnidad.
Ningún monto puede ser negativo: para rebajar salario se usa descuento de salario. Si las deducciones dejan el neto en negativo, el ajuste no se guarda.
Los impuestos de ley tienen su propio bloque. Cada uno —ISSS, AFP e ISR— muestra el cálculo automático y una casilla Usar cálculo automático. Al desmarcarla podés escribir el monto a mano, y el recuadro pasa de Automático a Modificado.
En Conceptos adicionales se agregan ingresos o deducciones sueltos. La lista solo ofrece conceptos que no sean de los básicos: salario, ISSS, AFP, ISR y los demás de la lista base no se pueden usar acá.
Guardar un ajuste marca a ese empleado como ajustado a mano. Recalcular conserva sus ajustes y los aplica sobre el cálculo nuevo.
Asistencia y horas extra
Sección titulada «Asistencia y horas extra»Está en el grupo Nómina del menú. La pestaña Captura tiene dos formas de trabajar:
- Por día — se elige la fecha y aparece un renglón por cada empleado activo con lo que ya tiene cargado. En el teléfono cada empleado es una tarjeta. Es la forma rápida de pasar la asistencia de todo el equipo.
- Por empleado — se elige un empleado y se navega su calendario en vista Mes, Semana o Día. Arriba quedan los contadores del período a la vista: normales, inasistencias, llegadas tarde, permisos y horas extra.
Guardar y Eliminar registro necesitan el permiso de ajustar planillas; sin él la ficha se ve pero no se puede cambiar.
Al tocar un empleado o un día se abre su ficha:
- Asistencia — Normal, Inasistencia, Llegada tarde o Permiso pagado.
- Acción a aplicar — aparece solo cuando la asistencia no es Normal: descuento de horas (con la cantidad de horas), de día o de día y séptimo (2 días, ya incluye el día). Si volvés la asistencia a Normal, la acción se descarta.
- Horas extras — hora de inicio, hora de fin y horas de comida. Las horas se calculan solas: fin menos inicio menos comida, y si el turno cruza la medianoche se contempla. Sin inicio y fin no hay horas extra, aunque cargues comida.
Si activaste la asignación a proyectos en Preferencias de RRHH aparecen además el proyecto de la jornada normal y el proyecto de las horas extra, que es lo que permite cargarle a cada obra su mano de obra. El reporte de horas extra y la tarjeta de costo laboral por proyecto solo agrupan por proyecto si también activaste esa opción.
Cada día es un registro único por colaborador: volver a guardar el mismo día reemplaza lo anterior. Un día que ya pertenece a una planilla cerrada o contabilizada no se puede modificar ni borrar. Las horas entre las 19:00 y las 6:00 cuentan como horas extra nocturnas.
Reportes de planilla
Sección titulada «Reportes de planilla»Los reportes de planilla son los que se presentan y los que se archivan. Generarlos con el período todavía en borrador da un número que puede cambiar; el reporte válido es el del período cerrado.
La tabla resume cada período con empleados, total de ingresos, total de deducciones, neto a pagar y costo patronal, y se puede acotar por texto, tipo de período, tipo de planilla, estado y rango de fechas.
Arriba hay dos descargas:
- Exportar CSV baja exactamente lo que estás viendo, con el filtro aplicado. Queda apagado mientras la tabla esté vacía.
- Retenciones ISR baja otra cosa: el acumulado por empleado —documento, cantidad de períodos, ingreso gravado e ISR retenido—. Solo toma planillas cerradas o contabilizadas cuya fecha final cae en el rango de fechas; el texto y los tipos no lo afectan.
Calendario y permisos sin goce
Sección titulada «Calendario y permisos sin goce»Estas reglas solo aplican si se activa Reglas de calendario en la planilla en Configuración, Preferencias de RRHH. Apagado, la planilla se calcula como siempre.
Encendido, al generar o recalcular una planilla normal:
- Asueto trabajado: cada feriado remunerado del período en que el empleado tiene asistencia normal con una marcación web o con horas extra suma un día de recargo (salario diario por el porcentaje de recargo de las reglas laborales). Sale en el concepto Recargo por asueto trabajado.
- Ausencia en feriado: una falta con descuento de día que cae en un feriado remunerado no descuenta ese día; con descuento de séptimo solo descuenta el séptimo.
- Vacaciones: los feriados remunerados dentro de la vacación no consumen días de vacación ni el recargo de vacaciones.
- Permisos sin goce: los días de los permisos aprobados cuyo tipo no es con goce de sueldo o descuenta planilla se restan de los días trabajados.
Los feriados se mantienen en Configuración, pestaña Feriados. Las solicitudes de gasto aprobadas con reembolso por planilla entran en el concepto Reembolso de gastos, sin retenciones, y se marcan como pagadas al cerrar la planilla (si se reabre, vuelven a aprobadas).