Automatizaciones del CRM
Paso a paso
Sección titulada «Paso a paso»- Entrá a Automatizaciones desde el menú del CRM. Lista las reglas activas e inactivas, cada una con su disparador y su acción.
- Nueva automatización abre el editor de flujo con un disparador y una acción ya conectados como punto de partida.
- Al tocar una regla existente se abre el mismo editor con su flujo guardado. Este es el de una regla con condición de pipeline.
Para qué sirven
Sección titulada «Para qué sirven»Las automatizaciones son las reglas que hacen que el proceso no dependa de la memoria de nadie: crear la actividad de seguimiento cuando se gana una oportunidad, dejar una tarea cuando algo cambia de etapa, anotar por qué se perdió.
Cada regla actúa sola sobre datos reales y sobre los de todos los vendedores, no solo sobre los tuyos. Vale la pena revisar qué dispara antes de activarla.
La lista
Sección titulada «La lista»Cada fila muestra el nombre, el disparador, la acción y, si la regla está limitada a un pipeline, su nombre.
El interruptor la enciende o la apaga al instante, sin confirmación. El lápiz la abre en el editor y el tacho la elimina, previa confirmación. Eliminar la saca de la lista para siempre; la regla deja de correr.
Nueva automatización abre el editor en blanco, con un disparador y una acción ya puestos como punto de partida.
El editor de flujo
Sección titulada «El editor de flujo»La regla se arma en tres bloques: Cuando (el disparador), Si (la condición) y Entonces (la acción). Los nodos se agregan con los botones Condición y Acción, se conectan arrastrando desde el punto de abajo de uno hasta el de arriba del otro, y se configuran al seleccionarlos, en el panel de la derecha. Quitar nodo borra el seleccionado; el disparador no se puede quitar.
Arriba están el nombre de la regla y el interruptor Activa.
Para guardar hacen falta tres cosas: nombre, un disparador elegido y una acción conectada al disparador. Si falta cualquiera de las tres, el botón Guardar no hace nada y no avisa por qué.
El sistema guarda una sola acción por regla: la primera que encuentra siguiendo las conexiones desde el disparador. Los nodos de acción de más quedan dibujados en el lienzo pero no se ejecutan.
Los disparadores
Sección titulada «Los disparadores»Son seis, y no todos alcanzan lo mismo:
- Oportunidad cambia de etapa — al arrastrarla en el tablero o moverla desde su ficha.
- Oportunidad ganada y Oportunidad perdida — al marcarla, al arrastrarla a una etapa de cierre, y también cuando la cotización vinculada se acepta, se convierte, se rechaza o se vence.
- Se crea un contacto — dispara solo cuando se convierte un lead. Un contacto cargado a mano o traído desde un cliente no la activa.
- Se completa una actividad — al cerrarla desde la agenda.
- Lead sin atender — depende de un proceso programado que hay que dejar configurado aparte del sistema. Además, ese disparo llega sin oportunidad ni contacto, así que ninguna de las acciones disponibles alcanza a hacer nada con él.
Las acciones
Sección titulada «Las acciones»- Crear actividad de seguimiento y Crear tarea — piden asunto y vence en (días). La actividad se crea sobre la oportunidad y el contacto del evento, asignada a quien lo provocó, con la fecha límite contada desde hoy. Si el disparo no trae oportunidad ni contacto, no se crea nada.
- Reasignar vendedor — cambia el dueño de la oportunidad. Necesita una oportunidad y un vendedor elegido.
- Crear nota automática — deja el texto que escribas como nota de la oportunidad. Solo funciona cuando el disparo viene de una oportunidad.
- Cambiar un campo — aparece en la lista, pero el editor no ofrece dónde escribir el campo ni el valor, así que una regla guardada con esta acción se guarda bien y después no hace nada.
La condición
Sección titulada «La condición»La única condición disponible es el pipeline. Sin condición, la regla corre en todos.
Ojo con limitarla: los disparos que no traen pipeline —se crea un contacto sin oportunidad, se completa una actividad, lead sin atender— nunca van a coincidir con una regla atada a un pipeline. Para esos casos, dejala en Cualquier pipeline.
Cuando algo falla
Sección titulada «Cuando algo falla»Una automatización que falla falla en silencio: la acción que la disparó —mover la oportunidad, completar la actividad— se completa igual y no vas a ver ningún aviso. Si una regla no está produciendo lo que esperabas, revisá primero que el disparador traiga los datos que la acción necesita.