Bandeja de aprobaciones

Paso a paso

1. Entrá a Bandeja de Aprobaciones desde el menú de Cuentas por pagar.

La cola de facturas esperando visto bueno, con sus filtros de monto y fecha.

Qué hay en la bandeja

Las facturas de proveedor que esperan aprobación, con su factura, proveedor, monto, vencimiento y estado. Debajo del número está la fecha en que se cargó, y junto al vencimiento, cuántos días pendiente lleva esperando. Ese es el número que hay que mirar: una factura con quince días pendiente ya es un problema de proceso.

Una factura no aprobada no se paga. Esta bandeja es el punto donde alguien distinto del que la registró confirma que el gasto corresponde.

Filtrar

El buscador de la tabla mira número de factura y nombre del proveedor. Además hay monto mínimo, monto máximo y un rango de fechas. Limpiar aparece cuando hay algo puesto y borra todo de una. Actualizar vuelve a pedir la lista, útil cuando otra persona está cargando facturas al mismo tiempo.

Aprobar y rechazar

En cada fila hay tres acciones:

• Aprobar abre una ventana con la factura y un campo de comentarios opcional; se cierra con Confirmar Aprobación.
• Rechazar abre la misma ventana pero con razón obligatoria: sin texto, el sistema responde Debe ingresar una razón.
• Ver Detalle sale de la bandeja y abre esa factura en Facturas CxP, donde están los bloqueos, las líneas y los adjuntos.

Dos reglas que frenan la aprobación:

• No podés aprobar ni rechazar una factura que registraste vos. La respuesta es “No puedes aprobar una factura que creaste tú”. Es segregación de funciones: quien carga no autoriza.
• Solo se puede resolver una factura que esté pendiente de aprobación. Si alguien ya la resolvió mientras la mirabas, el sistema lo dice con el estado actual.

Aprobar no paga nada ni genera asiento contable. Solo habilita la factura para entrar en una propuesta y en un pago.

El ícono de holds

Cuando una fila muestra el ícono de “Tiene holds”, esa factura está retenida: hay una razón registrada para no pagarla —mercadería que no llegó completa, una diferencia de precio contra la orden, un documento faltante—.

El bloqueo no impide aprobarla desde acá. Sí impide contabilizar el pago más adelante, así que aprobar una factura con hold sin resolverlo solo mueve el problema a tesorería. El hold está para que la conversación con el proveedor ocurra antes del pago, no después.

Selección múltiple

La primera columna permite marcar varias facturas; cuando hay al menos una marcada aparece arriba Aprobar Seleccionadas (n).

Tres cosas antes de usarlo: no hay casilla de “marcar todas”, las facturas se aprueban una por una —si alguna falla, las demás igual quedan aprobadas—, y todas quedan con el mismo comentario, Aprobación masiva. Sirve para el proveedor que manda diez facturas del mismo tipo; no para revisar en bloque sin mirar.