Configuración y estadísticas de la agenda

Paso a paso

1. Entrá a Configuración desde el menú de Agenda.

Las dos tarjetas de configuración cada una con su propio botón de guardar.

2. La primera vez la pantalla solo muestra Crea tu agenda. Poné el título y presioná Crear Agenda; recién ahí aparecen las demás opciones.

3. En Configuración general definís el nombre, si la agenda está activa y el enlace público. Se guarda con Guardar Agenda.

4. En Configuración de citas definís duraciones, ventanas de reserva y comisiones. Se guarda aparte, con Guardar configuración de citas.

5. Entrá a Estadísticas desde el menú de Agenda para ver el cumplimiento por usuario y por rango de fechas.

Las estadísticas de la agenda, con el cumplimiento del período.

Son dos guardados distintos

La pantalla tiene dos tarjetas y cada una guarda por su cuenta. Si tocás cosas en las dos y presionás un solo botón, la mitad de los cambios se pierde.

• Configuración general, con Guardar Agenda: nombre, descripción, si la agenda está activa y todo lo del enlace público.
• Configuración de citas, con Guardar configuración de citas: sucursal, zona horaria, duraciones, ventanas, confirmación y comisiones.

Cada campo tiene un signo de pregunta al lado que explica para qué sirve.

Crear la agenda

Mientras no exista la agenda, la pantalla muestra solamente el formulario Crea tu agenda. Lo único obligatorio es el Título. Ahí mismo podés habilitar la reserva pública y proponer el Identificador público.

Cada usuario tiene una sola agenda.

La configuración de la agenda, con la reserva pública y el identificador.

Las opciones que cambian el comportamiento

• Agenda activa — si se desmarca, la agenda deja de recibir y de gestionar citas. No borra nada, pero apaga la operación.
• Reserva pública — permite que los clientes agenden con su correo, sin registro. Abre la agenda al público, con todo lo bueno y lo malo de eso.
• Confirmación automática — las nuevas reservas quedan confirmadas sin revisión manual. Rápido, y sin filtro: combinada con la reserva pública, cualquiera ocupa un espacio en firme.
• Pedir teléfono en la reserva pública — el dato que permite llamar cuando alguien no aparece. Hoy la casilla se guarda pero el formulario público sigue pidiendo el teléfono como opcional, así que no cuentes con que llegue.
• Habilitar a un usuario para operar citas — si está desactivado, ese usuario no puede trabajar con la agenda.

La combinación que conviene pensar dos veces es reserva pública + confirmación automática + sin teléfono: se llenan turnos con gente a la que no se puede contactar.

El enlace público

El Identificador público es la parte final de la dirección que se comparte. Se limpia solo al salir del campo: pasa todo a minúsculas y cambia espacios y símbolos por guiones. Si habilitás la reserva pública y lo dejás vacío, el sistema inventa uno a partir del título al guardar.

Debajo aparece la dirección completa y el botón Copiar enlace. Si apagás la reserva pública, el identificador se borra al guardar: al volver a encenderla se genera uno nuevo y el enlace viejo que hayas compartido deja de servir.

Los tiempos, uno por uno

• Duración por bloque — el tamaño de cada espacio de la agenda. Es la medida con la que se corta todo lo demás.
• Bloque mínimo y bloque máximo — el piso y el techo de duración para los bloques internos. El mínimo no puede ser mayor que el máximo.
• Bloque interno por defecto — la duración con la que viene precargado el formulario de bloqueo de tiempo.
• Margen antes y margen después — minutos de separación entre citas.
• Ventana de agenda futura — cuántos días hacia adelante se puede reservar. Mínimo 7. Debajo se muestra a cuántas semanas equivale.
• Anticipación mínima — cuánto tiempo antes hay que reservar. Con 60 minutos, los horarios de la próxima hora dejan de ofrecerse.
• Ventana de cancelación — cuánto tiempo antes de la cita se puede seguir cancelando. Pasado ese punto, cancelar queda bloqueado y el sistema avisa cuántos minutos son. Aplica también a quien cancela desde su enlace.

Cuando la duración de bloque no cierra

Si cambiás la duración por bloque a un valor que no divide exacto los rangos de disponibilidad que ya tenés cargados, el guardado no se hace y se abre el aviso Duración de bloque incompatible, con la lista de los rangos que fallan: día, horario y cuántos minutos tiene cada uno.

Se arregla de dos maneras: corrigiendo esos rangos en Disponibilidad, dentro de Mi agenda, o eligiendo otra duración. Hasta que uno de los dos lados ceda, la configuración queda como estaba.

Comisiones

Generar registro facturable al marcar cita como atendida es lo que hace que exista el cálculo. Si está apagado, no se acumula comisión aunque tengas un valor cargado.

El Tipo de comisión decide cómo se calcula sobre el precio del servicio de la cita atendida: Porcentaje aplica ese porcentaje al precio, Monto fijo suma siempre la misma cantidad, sin importar el precio. El precio que se usa es el que tenía el servicio en el momento de crear la cita; cambiar el precio después no recalcula lo ya acumulado.

Estadísticas

Las estadísticas de la agenda, con las tarjetas de cumplimiento del período.

Arriba se elige el Usuario y el rango de fechas, con Desde y Hasta o con los atajos Últimos 7 días y Últimos 30 días. Por defecto entra con los últimos 30 días y con tu propio usuario. La lista de usuarios incluye a cualquiera que tenga la agenda habilitada, así que desde acá se ven también los números de los compañeros.

Las tarjetas de arriba: Total citas, Atendidas con el conteo de clientes, Canceladas / No show, Comisión estimada con su base, y Eficiencia, que es el porcentaje de citas atendidas sobre el total, más las próximas y los bloques activos.

Abajo, Rendimiento por servicio desglosa el mismo rango servicio por servicio, y Resumen diario lo abre día por día en una tabla. Estado financiero de citas repite monto, comisión y atención efectiva.

Las citas se cuentan por la fecha de la cita, pero la comisión se cuenta por el día en que la cita se marcó como atendida. Si atendés hoy una cita de la semana pasada, cada número cae en un rango distinto.

Cancelada y no show no son lo mismo, y la diferencia es plata. Una cancelación avisa y libera el espacio; un no show lo desperdicia. Hoy, sin embargo, el sistema no tiene ninguna acción para marcar un no show: ese contador queda siempre en cero y las inasistencias terminan registradas como cancelaciones o quedan sin tocar. Tenelo en cuenta antes de sacar conclusiones de ese número.