Configuración contable para ventas

Paso a paso

Abrí Configuración contable para ventas. La pantalla no figura en el menú lateral, se llega escribiendo su dirección en el navegador.

Las cuatro casillas de la pantalla. Las marcadas con asterisco son obligatorias.

Elegí las cuentas del catálogo contable en Cuentas para contabilización automática. Cada desplegable muestra el código y el nombre de la cuenta.
Presioná Guardar configuración. Si querés descartar lo que cambiaste sin guardar, Refrescar vuelve a traer lo que hay en el servidor.

Para qué sirve

Acá se define con qué cuentas se arma el asiento cuando una venta se pasa a contabilidad. Son cuatro casillas, ni una más:

Cuenta de ventas (ingresos) — obligatoria. Es el ingreso.
Cuenta IVA por pagar (opcional) — el IVA débito fiscal.
Cuenta caja / efectivo — obligatoria. Es el débito de las ventas al contado.
Cuenta cuentas por cobrar — obligatoria. Es el débito de las ventas al crédito.

No hay casilla de costo de venta acá. Si una venta es al contado o al crédito lo decide la venta misma, no esta pantalla.

Las tres obligatorias llevan asterisco en su rótulo. Si dejás alguna sin elegir, el sistema no guarda y avisa “Debe seleccionar Ventas, Caja y Cuentas por cobrar (valores válidos)”. Cuando sí guarda, contesta “Configuración guardada correctamente”.

Los cuatro desplegables listan las cuentas como código y nombre, y no tienen buscador: si tu catálogo es grande, hay que bajar por la lista hasta encontrarla. Conviene tener a mano el código de la cuenta antes de abrirlos. La casilla del IVA es la única que ofrece Ninguna como opción.

Las cuatro casillas de la pantalla. Las tres obligatorias llevan asterisco en el rótulo.

Nada se contabiliza solo

Esta configuración no genera asientos. Las ventas se postean a mano, desde la pantalla de contabilización de ventas, eligiendo cuáles y en qué modo. Acá solo se define con qué cuentas se van a armar cuando llegue ese momento.

Y la facturación nunca se detiene por esto: si falta un mapeo, las ventas se emiten igual, se transmiten igual, y lo único que pasa es que al intentar postearlas quedan omitidas con el motivo Configuración de cuentas incompleta.

La cuenta de ingresos es solo el respaldo

Esto es lo que más sorprende. La cuenta de ventas que elegís acá no siempre se usa: el sistema busca primero la cuenta de ingresos configurada en el producto de cada línea de la venta. Si el producto tiene la suya, va ahí. La de esta pantalla se aplica solo a los productos que no tienen ninguna.

O sea que una misma factura puede repartir el ingreso entre varias cuentas, y puede no tocar nunca la que elegiste acá. Si el asiento no cae donde esperabas, revisá la cuenta de ingresos del producto antes que esta configuración.

Dejar el IVA en “Ninguna” no es neutro

La casilla del IVA se puede dejar vacía, y el desplegable la ofrece como “Ninguna (ventas exentas)”. Pero el IVA no desaparece del asiento: como el asiento tiene que cuadrar contra el total cobrado, ese monto se suma a la línea de ingresos más grande.

Traducido: si dejás la casilla vacía sin ser un vendedor exento, tus ingresos contables van a quedar inflados por el monto del IVA, sin ningún aviso. Dejala en Ninguna solo si de verdad no facturás IVA.

Al postear

El desplegable ofrece todas las cuentas activas del catálogo, incluidas las que no admiten movimientos. Si elegís una cuenta de agrupación, la pantalla la guarda sin chistar y el problema aparece recién al postear, como “Cuentas no encontradas, inactivas o no posteables”.

Otros dos motivos frecuentes de que un asiento no salga, y que no dependen de esta pantalla:

No existe un período contable abierto para la fecha del asiento. El asiento toma la fecha de emisión de la venta, no la de hoy.
Período contable cerrado. Una vez cerrado el mes, no entran asientos de ese mes.

Cosas que conviene saber

La configuración es una sola para toda la organización. No hay una por sucursal, por punto de venta ni por período.
Refrescar vuelve a leer lo guardado en el servidor; no borra ni reinicia nada del formulario.
Cambiar las cuentas no toca los asientos ya generados. Solo afecta lo que se postee de acá en adelante.