Configuración contable
Paso a paso
Sección titulada «Paso a paso»- Entrá al Catálogo de cuentas desde el menú de Contabilidad. Es la primera pantalla que hay que llenar; sin cuentas no hay asientos.
- En Periodos contables se crean los meses y se abren o cierran. Esta pantalla es la que decide qué fechas aceptan asientos.
- Tipos de cuenta clasifica el catálogo y define de qué lado del reporte cae cada cuenta.
- Auxiliares son las etiquetas con las que se abre una cuenta por origen o por tipo de reporte.
- Parámetros fiscales fija la moneda, los decimales y la tolerancia de cuadre.
- Configuración bancaria contable define las cuatro cuentas por defecto de los movimientos del banco.
- Estados financieros guarda las plantillas con las que se arman el balance, el estado de resultados y los demás reportes.
Catálogo de cuentas
Sección titulada «Catálogo de cuentas»Cada cuenta tiene código, nombre, tipo, naturaleza, grupo y estado.
La naturaleza —deudora o acreedora— es la que decide si un movimiento suma o resta en esa cuenta. Cargarla al revés no da error al crear la cuenta: da estados financieros invertidos meses después.
Una cuenta con movimientos no se borra, se desactiva. Es lo mismo que en el resto del sistema y por la misma razón: los asientos viejos tienen que seguir apuntando a algo. Las desactivadas se vuelven a ver marcando Mostrar desactivadas, y desde el detalle se pueden Restaurar.
Crear una cuenta
Sección titulada «Crear una cuenta»Nueva cuenta pide como obligatorios Código, Tipo y Nombre; si falta alguno, el aviso es “Código, nombre y tipo son obligatorios”.
Tres cosas del formulario que conviene entender antes:
- Cuenta padre arma la jerarquía. Si elegís padre, el tipo y la naturaleza dejan de ser editables: se heredan.
- No se puede colgar una subcuenta de una cuenta que permite contabilizar. El aviso es explícito: “La cuenta padre permite contabilizar. No se pueden crear subcuentas bajo una cuenta posteable”. O la cuenta recibe movimientos, o tiene hijas; las dos cosas no.
- Permite contabilizar es la casilla que decide si la cuenta va a aparecer en los buscadores de asientos, de cuentas bancarias y de configuración. Una cuenta de agrupación va sin esa marca.
Importar el catálogo
Sección titulada «Importar el catálogo»Importar es para montar el catálogo completo de una vez, con un archivo CSV o Excel. Los dos usan las mismas columnas y se leen por nombre de encabezado, en este orden esperado:
id_cuenta;nombre_cuenta;nivel_cuenta;id_cuentamayor;tipo_cuenta;cargar_como
En el CSV el separador es punto y coma. En el Excel, la ventana ofrece la
plantilla ya armada: los datos van en la hoja CUENTAS, y la hoja
TIPOS_CUENTA es solo de referencia y alimenta el desplegable de la columna
tipo_cuenta.
Si falta alguna columna, el archivo se rechaza entero con “Faltan columnas
requeridas”. Por fila, id_cuenta, nombre_cuenta y tipo_cuenta son
obligatorios.
La ventana muestra Filas validas, Errores y una Vista previa antes de grabar. El botón de importar se queda apagado mientras haya un solo error: no existe la importación a medias. El modo es siempre crear y actualizar, así que volver a subir el mismo archivo corregido pisa lo ya cargado en vez de duplicar.
Períodos contables
Sección titulada «Períodos contables»Los períodos son los que hacen respetar el cierre. Un asiento con fecha dentro de un período cerrado se rechaza, y esa es exactamente su función: que un mes ya declarado no cambie por detrás. Al revés también frena: si para una fecha no existe ningún período, tampoco se puede registrar.
Nuevo periodo pide año, mes y el rango de fechas, que se propone solo a partir del mes elegido, más el estado inicial. Abrir y cerrar se hace desde las acciones de la fila, y cada uno pide confirmación: “Al cerrar, no se permitiran asientos en ese rango” / “Al abrir, se permitiran asientos en ese rango”.
Cierre anual
Sección titulada «Cierre anual»Más abajo en la misma pantalla está el Cierre anual, que es el que cancela las cuentas de resultado contra la cuenta de resultados acumulados y deja el año listo.
Se trabaja en dos tiempos. Generar vista previa no cambia nada: valida los requisitos y muestra el asiento propuesto, con sus totales de débito, crédito y diferencia. Ejecutar cierre recién se habilita si la vista previa salió sin bloqueos.
Los bloqueos que revisa son cinco, y los enuncia uno por uno:
- Los doce períodos del año tienen que estar cerrados. Si falta alguno, dice cuáles meses.
- El año no puede tener ya un asiento de cierre. Si lo tiene, te da el número.
- Tiene que haber tipos de cuenta con grupo de reporte de ingresos, costos o gastos: son los que se cancelan.
- Tiene que haber cuenta de resultados acumulados, elegida en la pantalla o configurada por defecto.
- No puede haber asientos descuadrados en el año, medidos con la tolerancia de los parámetros fiscales.
El cierre crea un asiento de tipo CIERRE y no se repite para el mismo año. El Historial de cierres anuales, al pie, guarda los ejecutados con su número de asiento y permite ver el detalle o bajar el PDF.
Tipos de cuenta
Sección titulada «Tipos de cuenta»Clasifican el catálogo, pero hacen algo más importante: el grupo de reporte —Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos, Gastos— es lo que le dice a los estados financieros de qué lado cae cada cuenta.
Ese dato no es decorativo. Si no hay tipos con grupo Activo, Pasivo y Patrimonio, el Balance general no se arma y avisa “Falta configuracion de Tipos de cuenta”. Si no hay tipos de ingresos, costos o gastos, el cierre anual no encuentra qué cancelar.
La naturaleza definida en el tipo se hereda a todas las cuentas de ese tipo.
Auxiliares
Sección titulada «Auxiliares»Un auxiliar existe para no abrir una cuenta contable por cada cliente, sucursal u origen. Cada uno tiene código, nombre, orden y dos casillas: Activo, que decide si aparece en las listas, y Incluir en Libro auxiliar, que decide si participa en ese reporte.
Los auxiliares tampoco se borran: se desactivan, y el aviso lo dice —“No se borran asientos, solo se oculta en selecciones”—. Y si el auxiliar ya está en uso, el sistema no deja cambiarle el código ni la categoría.
Parámetros fiscales
Sección titulada «Parámetros fiscales»Se configura moneda base, decimales y tolerancia de cuadre.
La tolerancia de cuadre es la que decide cuánta diferencia por redondeo se acepta antes de marcar un asiento como descuadrado. Muy alta esconde errores; muy baja frena asientos correctos por un centavo. El valor habitual es 0.01. Es el mismo número que usa el cierre anual para decidir si hay asientos rotos en el año.
Los decimales son solo de presentación en reportes y exportaciones; no cambian lo que está guardado.
Configuración bancaria contable
Sección titulada «Configuración bancaria contable»Define las cuentas contables por defecto para los movimientos bancarios, y son cuatro, no una:
- Gasto bancario, para las comisiones que cobra el banco.
- Ingreso financiero, para los intereses que abona.
- Contrapartida de depósitos y cobranzas.
- Contrapartida de pagos y retiros.
Si falta la que corresponde al tipo de movimiento, ese movimiento no se puede contabilizar y el sistema responde que no existe configuración para ese tipo. Las transferencias entre cuentas propias son la excepción: no dependen de esto.
Opciones generales
Sección titulada «Opciones generales»Opciones generales (menú de Contabilidad, grupo Otros) reúne las reglas que aplican a todo el módulo. Hoy tiene una: Edición de partidas y movimientos contabilizados. Encendida, quien tenga el permiso de editar partidas o movimientos bancarios contabilizados puede corregirlos con historial y deshacer reversos, siempre con un motivo. Es una opción delicada: modifica registros que ya afectaron la contabilidad, así que conviene usarla solo con control interno.
Antes esta opción vivía en Datos generales. Verla pide el permiso Ver Opciones Generales de Contabilidad y guardarla pide Editar Opciones Generales de Contabilidad; los roles que ya podían ver y editar los datos de la organización los recibieron automáticamente.
Estados financieros
Sección titulada «Estados financieros»Acá viven las plantillas con las que se arman los reportes: qué cuenta entra en qué línea del balance, del estado de resultados, del flujo de efectivo, de los cambios en patrimonio, de la balanza de comprobación y de los indicadores.
Nueva plantilla pide nombre y tipo de estado. La regla que hay que tener presente es una: solo puede haber una plantilla activa por tipo de estado, y activar otra reemplaza a la anterior.
La estructura de cada plantilla —sus líneas y las cuentas asignadas— se edita entrando a la plantilla desde la lista. Una plantilla activa pero sin líneas o sin cuentas asignadas hace que el reporte avise “Plantilla sin estructura” y no muestre nada: existe, pero está vacía.