Directorio de socios
Paso a paso
Sección titulada «Paso a paso»- Entrá al Directorio de Socios desde el menú de Socios.
El padrón
Sección titulada «El padrón»Cada fila es un socio con su código, su nombre, su estado y su mora. Arriba hay un buscador —que encuentra por nombre, código, DUI o correo—, un filtro de estados, la exportación del padrón a Excel y el botón Nuevo socio.
Los estados son cuatro: Activo, Transitorio, Honorario e Inactivo. El estado dice qué es el socio para la asociación; la mora dice cómo va con sus cuotas. Son cosas distintas: un socio activo puede deber tres meses, y un honorario no debe nada porque no se le cobra.
La ficha del socio
Sección titulada «La ficha del socio»Nuevo socio abre la ficha, y lo primero que hay que saber es lo que dice su subtítulo: se sincroniza automáticamente con su cliente de facturación. Los datos fiscales que se capturan acá crean o actualizan el cliente con el que después se le emiten las facturas; no hay que cargarlo dos veces.
La ficha va por secciones:
- Datos personales — el código (si se deja vacío, se genera), el estado, los nombres y la fecha de ingreso, que es la que define la antigüedad. Nombres, estado y fecha de ingreso son obligatorios.
- Contacto — correo, teléfonos y dirección con departamento y municipio.
- Datos fiscales — DUI y tipo de documento obligatorios; NIT, NRC, actividad económica y las condiciones de crédito del cliente. Sin NRC el socio no puede recibir crédito fiscal (CCF), solo consumidor final.
- Membresía — la configuración inicial para socios con historial previo: períodos reconocidos por equivalencia y desde qué mes se le empieza a cobrar. Para un socio nuevo se deja vacío y la cuota corre desde su ingreso.
Las acciones de cada fila
Sección titulada «Las acciones de cada fila»- Ver detalles — la ficha completa en modo lectura.
- Estado de cuenta — el resumen ejecutivo del socio en un vistazo: la antigüedad en años y meses, la mora, los pagos con el último registrado, el próximo pago esperado, sus cursos e inscripciones, las unidades valorativas del registro académico y las actividades recientes. Cuando corresponde, muestra la marca “Elegible para honorario”.
- Editar — la misma ficha del alta.
- Convertir a honorario — los socios honorarios dejan de pagar membresía. La regla son 25 años de afiliación; el sistema avisa que si no los cumple la conversión se fuerza, así que leé el aviso antes de confirmar. Se puede revertir después desde la misma fila.
- Eliminar — borra al socio del padrón.
De dónde salen los números
Sección titulada «De dónde salen los números»El directorio no calcula nada por su cuenta: la mora y las fechas vienen de Membresías, y los pagos que las alimentan se registran en Pagos de socios. Si un número del directorio no cuadra, el lugar para investigarlo es la pantalla de Membresías y su Recalcular.